OctoPOS

OctoPOS MED – speciaal voor de apotheekhoudende huisarts

Regelmatig moet een patiënt een rekening direct voldoen aan de balie. Voor zorg-verleners, zoals apotheekhoudende huisartsen, is het bijhouden van een sluitende kas-administratie arbeidsintensief en inefficiënt. De betalingen (contant en pin) worden periodiek handmatig verwerkt in de boekhouding. Men loopt continu achter de feiten aan en heeft onvoldoende inzicht in de openstaande posten. Voor deze praktijken is er een oplossing: OctoPOS MED.

Wat is OctoPOS MED?

OctoPOS is een online afrekensysteem dat bij een groot aantal klanten in diverse branches de omzet en de kasstroom naadloos koppelt aan de boekhouding in Twinfield, Exact, SnelStart en Afas. Op basis van deze techniek is OctoPOS MED ontwikkeld om voor zorgverleners tegen lage kosten een belangrijk knelpunt in de administratie te verhelpen. Voor OctoPOS MED is een PC met internettoegang voldoende.

Functionaliteit

OctoPOS MED stroomlijnt de administratie op de volgende punten:

Afrekenen van een factuur
Een factuur is vastgelegd in de financiële administratie en wordt door de patiënt via OctoPOS betaald aan de balie. De openstaande rekening wordt via een webservice opgehaald uit de boekhouding en betaald via pin of contant. OctoPOS boekt de betaling op de factuur in de administratie. Als de factuur geheel betaald is, wordt de factuur afgeletterd.  Het boeken van de betalingen en het afletteren van facturen gebeurt eenmaal per dag ’s nachts via een automatisch proces. Geen handwerk meer nodig.

Vastleggen uitgaven en opnames uit de kas
Kasmutaties worden in OctoPOS MED op een eenvoudige manier vastgelegd met het bedrag en de kostensoort. Aan de kostensoort is eventueel een btwcode (gemengd) gekoppeld, waardoor het kostenbedrag automatisch op de juiste grootboekrekening kan worden geboekt.  Er is een sluitende kas en geen uitzoekwerk.

Registratie handverkoop

Ook voor de losse verkoop heeft OctoPOS verschillende opties: via verkoop op groep of registratie op artikelniveau. De omzet en de kasstroom worden uiteraard automatisch geboekt in de boekhouding.

Voordelen

  • De betaalterminal kan gekoppeld worden aan OctoPOS. Door een gekoppelde PIN is er een minimale kans op kasverschillen als gevolg van een foutieve invoer van de betaalwijze.
  • De hoeveelheid handelingen aan de balie wordt geminimaliseerd. Het factuurnummer wordt ingevoerd in OctoPOS MED en vervolgens betaald. Daarna is de transactie afgehandeld. Er zijn verder geen handelingen voor de baliemedewerker.
  • De kasstroom is volledig gesloten. Alle transacties worden door OctoPOS MED geboekt in de boekhouding en betaalde facturen worden direct afgeletterd. De administratie is iedere dag up-to-date.

Kortom, zowel aan de balie als bij de administratie worden handelingen verminderd en vereenvoudigd. Minder werk, maar meer inzicht en hogere efficiëntie.

Meer weten over OctoPOS MED in de praktijk, klik hier voor de ervaringen van huisartsenpraktijk Wapenveld.

De online Point of Sale oplossing